Tuoretie Oy:n tietosuojaseloste

Tuoretie Oy
Itikanmäenkatu 3
60100 SEINÄJOKI
puh. +358 20 774 9530

Yhteystiedot henkilötietojen käsittelyyn liittyen
Tuoretie Oy
Tietosuoja
PL 47
60101 SEINÄJOKI
tietosuoja@tuoretie.fi

1.1     Käsiteltävät henkilötiedot

Tämän rekisteröityjen ryhmän osalta käsitellään mm. seuraavia tietoja:

• Henkilön nimi, asema tai toimenkuva, yritys tai organisaatio, jota edustaa, yhteystiedot edustamaansa rooliin liittyen (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite).
• Yrityksen laskutus-/tilitystiedot, palvelut sekä muut sopimussuhteeseen liittyvät tiedot.

1.2     Käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuusperusteet ja tietojen säilyttäminen

Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti palveluiden tuottamiseen, sopimussuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja tähän liittyvän laskutuksen hoitamiseen. Lainmukaisuusperusteena on joko sopimussuhde tai oikeutettu etu elinkeinonharjoittamiseen liittyen silloin, kun henkilö on asiakasyrityksemme edustaja. Lisäksi tietoja käsitellään myös kirjanpitolainsäädännön ja sopimusvelvoitteidemme nojalla.

Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämiseen ja palveluiden kehittämiseen asiakaspalautteen kautta. Lainmukaisuusperusteena on oikeutettu etumme elinkeinotoiminnan harjoittamiseen ja kehittämiseen liittyen sekä sopimusvelvoitteet ja esimerkiksi vahingonkorvauslainsäädäntöön liittyvät velvoitteet.

Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakkaille suunnatussa viestinnässä kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa. Näissä tilanteissa taustalla voi olla joko sopimusvelvoitteisiin liittyvä tiedottaminen tai suoramarkkinointioikeus markkinoida käyttämääsi tai edustamaasi palveluun liittyviä tuotteita. Tätä oikeutettua etua on aina oikeus myös vastustaa. Jos saat sinulle kuulumatonta viestintää tai yhteyshenkilötietomme on väärin, olethan siitä yhteydessä.

Henkilötietoja käsitellään vain niin kauan kuin sopimuksen voimassaolo palveluiden toimituksen osalta sitä edellyttää sekä sen jälkeen kirjanpitolainsäädännön vaatiman ajan. Tämä on viisi täyttä tilikautta taaksepäin sopimuksen irtisanomisesta, ellei sopimuksen takuulausekkeet ole tätä pidempiä tai sopimuksen päättymiseen liity avoimia saatavia tai muita vaatimuksia.

1.3     Tietolähteet ja tietojen siirrot ja luovuttaminen

Käsittelemämme henkilötiedot saadaan asiakkaalta mm. sopimuksista, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä palveluiden toimitukseen liittyen.

Tietojen käsittelyssä käytetään muita osapuolia ja alihankkijoita, esimerkiksi yrityksen tietojärjestelmä- ja palvelutoimittajia. Näissä henkilötietojen siirroissa taataan sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja että alihankkijat käsittelevät tietoja vain Tuoretie Oy:n lukuun, eivätkä he saa käsitellä tietoja omiin tarkoituksiinsa.

Markkinointiin voi liittyä monenlaista henkilötietojen käsittelyä. Näitä ovat mm.:

• uutiskirjeet
• tilaisuudet ja tapahtumat sekä niissä tai erikseen
• järjestettävät arvonnat

Markkinointiin käsitellyt henkilötiedot ovat usein henkilön nimi ja yhteystiedot edustamaansa organisaatioon ja liittyen henkilön asemaan edustamassaan organisaatiossa. Emme kerää tai käsittele kenenkään kotirauhan piiriin kuuluvia tietoja näissä tarkoituksissa.

Käsittelyn oikeusperusteena on aina joko suostumus, sähköisen viestinnän palvelulain mukainen suoramarkkinointioikeus tai oikeutettu etumme markkinointiin elinkeinotoiminnan edistämiseksi. Koska henkilötietoja voidaan kerätä aina monenlaisissa asiayhteyksissä, suostumuksesta mainitaan aina erikseen. Joka tapauksella kaikilla on oikeus sekä peruuttaa suostumuksensa, että vastustaa suoramarkkinointia, jolloin velvollisuutemme on lopettaa se.

Tuoretie ei luovuta kolmansille osapuolille henkilötietoja markkinointitarkoituksiin.

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Tyypillisesti aika on noin kaksi vuotta henkilötietojen keräämisestä.

Tuoretien sivuston tekijänoikeudet ovat Tuoretien omaisuutta, eikä niillä olevaa aineistoa saa käyttää tai kopioida ilman Tuoretien lupaa. Päivitämme käyttöehtoja ja tietosuojaselostetta aina tarpeen mukaan ja näet viimeisimmän päivityksen aina selosteelta.

Internet-sivujemme kautta kerätään yksilöiviä henkilötietoja ainoastaan silloin, jos lähetät työhakemuksen, tai muun yhteydenoton sivustomme kautta. Näin ollen ainoa henkilötietojen lähde verkkosivustomme kautta on käyttäjä itse luovuttaessaan tietoa meille omasta tahdostaan lukuun ottamatta evästeillä ja seurantateknologioilla kerättyjä tietoja. Tästä lisää luvussa Evästeet.

Henkilötiedot käsitellään sen mukaan, mihin käyttötarkoitukseen ne on luovutettu. Esimerkiksi rekrytoinnissa vain niin pitkään, kun työhakemuksen käsittelylle on tarve. Henkilötiedot on vahvasti suojattu järjestelmissämme ja niihin on rajattu pääsy vain niillä henkilöillä, joiden niitä on tarpeen käsitellä.

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman henkilön suostumusta.

Evästeet ja muut seurantateknologiat

Henkilötietoja siirretään Yhdysvaltoihin johtuen tietojärjestelmien ylläpidosta sellaisilla palvelutoimittajilla kuten Microsoft tai Google. Siirroissa Yhdysvaltoihin käytämme mekanismina komission tekemää tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä silloin, kun yritys kuuluu EU-US tietosuojakehyksen piiriin. Muiden yhtiöiden kohdalla siirtomekanismi on komission hyväksymät vakiomuotoiset sopimuslausekkeet ja olemme arvioineet tiedonsiirtoon liittyvät riskit ja ottaneet käyttöön niitä vastaavat lisäsuojakeinot. Lisäsuojakeinoina käytetään mm. henkilötietojen minimointia, hajauttamista, pseudonymisointia tai salaamista sen mukaan, mikä kunkin siirron osalta arvio tietojen siirron riskeistä on. Suosimme kansainvälisissä pilvipalveluissa myös datan sijoittamista eurooppalaisiin konesaleihin.

Emme siirrä henkilötietoja muihin kolmansiin, ETA-alueen ulkopuolisiin maihin.

Tuoretie Oy käsittelee henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja huolehtii yksityisyyden suojan toteutumisesta henkilötietojen käsittelyssä.

Henkilötiedot käsitellään ja säilytetään lakien ja asetusten mukaisesti. Henkilötiedot on vahvasti suojattu järjestelmissämme ja niihin on rajattu pääsy vain niillä henkilöillä, joiden niitä on tarpeen käsitellä.

Jokaisella on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot, sekä oikeus vaatia poistamaan, tai korjaamaan tietojaan, jos henkilötiedot ovat käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisiä, tarpeettomia tai vanhentuneita.

Voimme korjata virheellisiä tietoja myös oma-aloitteisesti, mutta pääsääntöisesti emme suorita mitään automaattisia tarkistuksia henkilötietojen oikeellisuudesta. Koska organisaatioissa yhteyshenkilöt voivat vaihtua, tietomme voi joskus vanhentua. Nopein tapa korjata tietojaan näissä tilanteissa on olla yhteydessä joko asiakaspalveluumme tai sopimusyhteyshenkilöömme.

Tarkastuspyyntöä voidaan joutua rajoittamaan asiakasorganisaatioidemme sopimuksellisiin luottamuksellisuus- tai salassapitorajoitteisiin, muihin sopimusvelvoitteisiin tai esimerkiksi kirjanpitolainsäädäntöön liittyen, mutta saat näissä tilanteissa aina tiedon tästä.

Ongelmallisissa tilanteissa tai neuvoja saadaksesi voit olla yhteydessä tämän selosteen alussa oleviin yhteystietoihin.

Jokaisella on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle, jos kokee, ettei henkilötietoja käsitellä asianmukaisesti tai lainsäädännön vaatimalla tavalla. Toivomme, että olet kuitenkin aina ensin yhteydessä meihin, että voimme selvittää asiat mahdollisimman nopeasti.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi